Coördinator Subsidieprojecten (0.6 fte)

Centrale spil in het beheer en de verantwoording van onze diverse subsidieprojecten (Gemeente, Provincie, EU).

Leiden Bio Science Park is het grootste Life Sciences & Health-cluster van Nederland. Als parkorganisatie stichting Leiden Bio Science Park worden wij voor projecten deels gefinancierd vanuit subsidies. Om onze groei en projecten goed te ondersteunen, zoeken we als stichting Leiden Bio Science Park een Coördinator Subsidieprojecten die zorgt voor grip op de diverse subsidies op basis waarvan de organisatie wordt gefinancierd en de vereiste rapportages.

In deze functie ben jij de centrale spil in het beheer en de verantwoording van onze diverse subsidieprojecten (Gemeente, Provincie, EU). Je bewaakt de naleving van alle voorwaarden, coördineert de administratie en zorgt dat alle rapportages correct en tijdig worden ingediend. Jouw gestructureerde en nauwkeurige werkwijze is essentieel om fouten en gemiste deadlines te voorkomen en de jaarlijkse accountantscontrole succesvol te doorstaan.

Je bent de Subsidiecoördinator, met de nadruk op het administratieve beheer, compliance en formele communicatie. Je werkt nauw samen met Projectmanagers, de Subsidie-administrator en het management. Je zorgt voor overzicht en accuraatheid om de transparantie en juistheid van onze subsidieadministratie te garanderen.

Wat ga je doen?

• Rapportage & indiening: contact met subsidieverstrekkers via hun digitale portalen en (samen met de projectmanager) verantwoordelijk voor de formele indiening van tussen- en eindrapportages. Schrijven van (concept)rapportages voor zowel bestuur als subsidieverstrekkers.

• Kwartaalcontroles & compliance: uitvoeren kwartaalcontroles op uren, kostendragers en cofinanciering en tijdig signaleren van afwijkingen. Bij rapportages uitvoeren van extra controles op uren en uitgaven, in samenwerking met de subsidie-administrator.

• Budget en uitgaven & urenregistratie: controleren van de uitgaven per kostendrager en zorgen dat de bewijsstukken beschikbaar zijn. Ontwikkelen en communiceren van de urenformule per kwartaal en toetsing naleving ervan.

• Projectadministratie: actualiseren, samen met de projectmanager, van de projectadministratie met alle relevante gegevens (uren, uitgaven, cofinanciering).

• Administratiebeheer & structuur: beheren van de centrale mappenstructuur in SharePoint en zorgen dat alle documenten goed vindbaar zijn en zorgen voor de archivering van ondertekende urenlijsten.

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.

• Minimaal enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen project- en subsidiebeheer.

• Financieel en administratief inzicht om begrotingen, uitgaven en verantwoordingen te controleren, verklaren en interpreteren.

• Gestructureerde en nauwkeurige werkwijze; je houdt overzicht bij veel lopende projecten en bewaakt deadlines.

• Flexibiliteit en in staat om in een hectische omgeving rust en overzicht te bewaren.

• Goede schrijfvaardigheid voor formele communicatie en rapportage-ondersteuning

• Handigheid met Excel, financiële systemen en subsidieportalen.

• Afhankelijk van je kennis en ervaring bieden wij een salaris tussen € 3.600 en € 5.200 bruto per maand (o.b.v. een 40-urige werkweek).

• Een zelfstandige, inhoudelijk brede functie waarin je de administratieve en compliance-verantwoordelijkheid draagt over onze subsidieportefeuille.

• Een open, betrokken en enthousiast team binnen een organisatie die innovatie en samenwerking stimuleert.

• Een werkomgeving binnen het grootste Life Sciences & Health-cluster van Nederland.

• Hybride werkmogelijkheden en ruimte voor ontwikkeling

• Parttime aanstelling voor 24 uur/week, met flexibele werktijden.

• Aanstelling voor 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging.

Word jij onze nieuwe collega en zie jij jezelf als de spil en schakel tussen subsidies, projecten en compliance? Verzend dan je cv en motivatie voor 26 januari 2026 via aan ons vacatureportal

Vragen?
Neem gerust contact op met Gerwin Zomer, gzomer@leidenbiosciencepark.nl