Office Assistant

Als Office Assistant bied je proactieve, hoogwaardige, flexibele en betrouwbare uitvoerende en administratieve ondersteuning aan één of meerdere teams op onze locatie in Haarlem. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse organisatie: je ontzorgt collega’s, houdt overzicht, prioriteert verzoeken en zorgt dat processen soepel en volgens de geldende richtlijnen verlopen. Naast het secretariële werk denk je mee en adviseer je proactief, onderhoud je contact met verschillende interne en externe stakeholders en ondersteun je bij projecten en aanvullende taken wanneer dat nodig is.

Wij zijn het Business Support & Compliance team: samen 9 collega’s, aangevuld met een extended team van 2 office assistants vanuit de Medical-afdeling. We zijn een hecht team met samen jaren aan kennis en ervaring. We werken prettig samen en leren voortdurend van elkaar, bijvoorbeeld op het gebied van AI, een grote toevoeging aan administratief werk.

• Proactieve, flexibele en betrouwbare administratieve ondersteuning bieden aan de betrokken afdelingen, waaronder Oncologie, Market Access, Policy en Communicatie.
  Opstellen en beheren van contracten voor o,a. grants, sponsoringen, adviesraden en consultancy werkzaamheden.
• Financiële administratie beheren: verwerken van offertes, inkooporders en facturen
  Interne en externe locaties en evenementen plannen en organiseren; coördineren van ondersteuning op locatie.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor compliance-gerelateerde vragen binnen de teams en ervoor zorgen dat processen compliant worden gevolgd. Je werkt nauw samen met het compliance team om trainingsbehoeften te signaleren en naleving te verbeteren.
• E-mails, post, telefoontjes en verzoeken beheren; prioriteren en zelfstandig afhandelen waar mogelijk.
• Anticiperen op de behoeften van het team en bijdragen aan efficiënte workflows tijdens drukke werkdagen.
• Initiëren en ondersteunen van digitaliserings- en verbeterprojecten (bijv. workflowautomatisering, gebruik van samenwerkingstools).
• Je draagt bij aan het testen en implementeren van nieuwe tools en het opstellen van gebruikershandleidingen of korte trainingsessies voor collega’s.

• Minimaal MBO+ diploma, bij voorkeur in een administratieve richting.
• Enkele jaren relevante werkervaring, bij voorkeur binnen een grote organisatie en ter ondersteuning van management- en/of marketing teams.
• Aantoonbare ervaring met financiële administratie en SAP/Ariba.
• Digitaal vaardig: uitstekende praktische kennis van MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel) en ervaring met samenwerkingstools, cloudplatforms en basiskennis van workflow- of ticketsystemen; affiniteit met nieuwe IT-tools en bereidheid om snel nieuwe systemen te leren (bijv. automatiserings-/AI-tools).
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands (vloeiend, gesproken en geschreven) en goede beheersing van het Engels.
• Analytisch en ordelijk; zelfstandig oordeel, creatief en sterk probleemoplossend vermogen.
• Integriteit en het vermogen om gevoelige informatie vertrouwelijk te behandelen.
  Teamspeler, flexibel, stressbestendig en leergierig.Beschikbaar voor 0.6 of 0.8 FTE.

• Een concurrerend salaris.
• 35,5 vakantiedagen (op basis van een fulltime dienstverband).
• 8% vakantietoeslag en 3% eindejaarsuitkering.
• Jaarlijks Incentive Plan.
• Uitstekend pensioenplan.
• Sportfaciliteiten en gameroom op onze campus in Haarlem
• Hybride werkmogelijkheden.
• Reiskostenvergoeding.
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling, training en carrièregroei binnen het bedrijf.
• Werken in een betrokken, professioneel team van collega's gericht op innovatie en kwaliteit.A

Werken bij onze organisatie betekent samen werken aan gezondheid in een internationale werkomgeving met toegewijde collega’s. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en te laten zien wie jij bent.