Office Manager (met beschikbaarheid op vrijdag | 0,8 - 1,0 FTE)

Vind je het leuk om het visitekaartje van onze faciliteit te zijn en het eerste aanspreekpunt voor onze klanten en bezoekers? Ben jij graag de vraagbaak voor je collega’s en krijg jij energie van het organiseren en regelen van de dagelijkse gang van zaken op kantoor? En ben je beschikbaar op de vrijdagen? 

Dan hebben wij een afwisselende baan voor je in een informeel team en in een werkcultuur met korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatieven, ideeën en verantwoordelijkheden.

Biotech Training Facility is een trainingscentrum in Leiden dat theoretische en praktische farmaceutische trainingen aanbiedt op het gebied van GMP, kwaliteit en productie. De cursussen vinden plaats in een levensechte omgeving, omdat de faciliteit volledig is uitgerust met laboratoria, cleanrooms en een technische ruimte.

Je komt te werken in een klein, toegewijd en enthousiast team van 15 personen, bestaande uit trainers, Business Developers, Front- en Backoffice, Marketing, een Facility Manager en onze Managing Director.

De Office Manager is eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en overige gasten. De Office Manager speelt een cruciale rol in het soepel verlopen van alle dagelijkse zaken en het creëren van een efficiënte werkomgeving. De Office Manager biedt brede ondersteuning aan het management en andere collega’s op het gebied van financiën, HR, planning en marketingwerkzaamheden en denkt actief mee over het verbeteren en stroomlijnen van bedrijfsprocessen. De Office Manager is intern de go-to person voor uiteenlopende zaken..

Kerntaken en verantwoordelijkheden:

·         Ondersteuning in HR-werkzaamheden en onboarding van nieuwe collega’s.

·         Administratieve en facilitaire organisatie en coördinatie van trainingen en evenementen.

·         Aankoop en beheer van kantoorbenodigdheden, voorraad en marketingmateriaal.

·         Verzorgen uitstraling en ordelijkheid receptie, lobby en pantry’s.

Naast deze kerntaken ben je inzetbaar voor allerlei assisterende, meer incidentele werkzaamheden ter ondersteuning van diverse collega’s en afdelingen.

.         HBO werk- en denkniveau of gelijkwaardig niveau door werkervaring

·         Uitstekende schriftelijke en verbale communicatie in de Nederlandse en Engelse taal

·         Ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint is een pré

·         Je gaat zelfstandig te werk maar werkt ook graag samen

·         Je bent georganiseerd en proactief

·         Je kunt goed prioriteiten stellen

·         Je bent klantgericht en ondersteunt je collega’s waar mogelijk

·         Je heb een representatieve uitstraling

·         Afwisselende baan in een enthousiast klein team

·         Dynamische en innovatieve werkomgeving   

·         Marktconform salaris, afhankelijk van leeftijd en ervaring

·         Goede secundaire arbeidsvoorwaarden

·         30 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband)

·         Opleidings- en doorgroeimogelijkheden

De sollicitatietermijn loopt tot de functie is ingevuld.

·         Uitstekende schriftelijke en verbale communicatie in de Nederlandse en Engelse taal

·         Ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)